Tasks & Mail - Gebruikers handleiding (NL) - 1.6

Algemene beschrijving

Deze extensie maakt het mogelijk taken te beheren en deze aan emails te linken.
De extensie werkt met Thunderbird 3.1.

Wat is een taak?

Een taak heeft:

• een titel, een beschrijving
• een status
• doen: taak die door de gebruiker zelf moet worden uitgevoerd
• volgen: een taak die is gedelegeerd. Deze moet worden gevolgd
• wachten: een taak die is gedelegeerd of geblokkeerd. Deze hoeft eigenlijk niet te worden gevolgd
• klaar
• info: log information,
• een prioriteit
  • van 0 (laag/groen) tot 9 (hoog/rood) en alles daartussen (zoals 5 / blauw)
• links (0 tot n) met emails
• een folder
• een aantal data:
• aangemaakt
• streefdatum
• afgewerkt
  

Een taak kan zijn gelinkt aan één of meerdere emails. Een email kan zijn gelinkt aan één of meerder taken.
Wanneer een taak niet is gelinkt aan een email, is de taak in ieder geval gelinkt aan een email folder.

Interface

De takenlijst bestaat uit de taken van de huidige folder (en sub-folders). De lijst wordt bij elke wijziging van de huidige folders aangepast. De takenlijst omvat:

• een icoon () dat aangeeft wanneer de taak zich in een sub-folder bevindt
• een icoon (,, ,,) dat aangeeft of de taak is gelinkt. Het icoon is rood als de taak is gelinkt aan de huidige email.
• de status van de taak
• de prioriteit van de taak (waarde en kleur)
• de titel van de taak
• de aanmaakdatum
• de streefdatum
• de afwerkdatum
• (de naam van de folder is zichtbaar in de vorm van een tooltip)

De taak kan worden verborgen door middel van de splitter of F9. Kolommen kunnen naar wens worden verborgen, behalve de kolom met de beschrijving. De kolommen kunnen worden verplaatst door middel van "drag & drop".
De lijst kan worden gesorteerd door op een van de kolom-koppen te klikken. Er kan slechts één kolom tegelijk gesorteerd zijn.
De te sorteren kolommen zijn:

• Prioriteit
• Status
• Aangemaakt
• Streefdatum
• Afgewerkt

De details van een taak worden weergegeven onder de takenlijst wanneer een taak wordt gemaakt of aangepast. Een dubbel-klik opent de details.
Onder de takenlijst bevindt zich een toolbar met een systeem om de taken te filteren op status en folders.
De lijst met emails bevat een icoon dat aangeeft of de email gelinkt is met een taak.
Het snel-filter maakt het mogelijk om de emails met gelinkte taken te filteren.
De kleur van de kolom "streefdatum" wijzigt indien de streefdatum al voorbij is (rood) of in de komende zeven dagen ligt (oranje).

Taak activiteiten

Een taak maken

Om een taak te maken: gebruik menu 'File / New / Taak', vul de details in en klik op 'Opslaan'. De taak is nu verbonden met de huidige folder.
Het is mogelijk een taak te maken die onmiddellijk wordt gelinkt aan de geselecteerde email ('Shift-N'). Dit maakt het detail van de taak zichtbaar indien nodig.

Een taak bekijken of wijzigen

Om een taak te bekijken of wijzigen: gebruik menu 'Edit / Taak bijwerken' of dubbelklik (zonder opslaan). Als het detail-aanzicht al open is, dubbelklik om het detail-aanzicht te sluiten.
In het detail aanzicht: 'Enter' en 'Ctrl-Enter' in het beschrijving-veld slaan de wijzigingen op. 'Shift-Escape' verlaat het scherm zonder op te slaan.

Een taak verwijderen

Om een taak te verwijderen: selecteer een of meerdere taken, daarna met menu 'Edit / Taak verwijderen' van de takenlijst verwijderen. Het verwijderen van een taak, zelfs als deze is gelinkt aan een taak, zal niet leiden tot het verwijderen van een email.

Taak status

Een taak heeft een status (doen, volgen, wachten, klaar).
Een status wijzigen: selecteer de taak, gebruik menu 'Edit / Taak bijwerken', pas de status aan en klik op 'Opslaan'.
Een taak markeren als 'klaar': gebruik menu 'Tasks & Mails / Markeer als klaar' (Shift-D).
Statussen kunnen worden aangepast, zie Voorkeuren.

Prioriteit

Een taak heeft een prioriteit: 0 (laag) tot 9 (hoog).
Een prioriteit wijzigen: ga naar het taak-detail scherm, gebruik menu 'Tasks & Mails / Wijzig prioriteit'.
Prioriteiten kunnen ook worden verhoogd of verlaagd door middel van menu 'Tasks & Mails / Wijzig prioriteit / Verhogen Verlagen' of 'Ctrl-Alt Page_Up' en 'Ctrl-Alt Page_Down'.
De takenlijst kan worden gesorteerd op prioriteit. Zie Interface

Taak data

De datum van aanmaak wordt automatisch gegenereerd en kan niet worden aangepast.
Plaats een vink in het vakje om een van de data in te stellen. Haal het vinkje weg om een datum te verwijderen.
Wanneer de status wordt aangepast naar 'klaar', wordt de datum van afwerken automatisch ingesteld.
Wanneer de datum van afwerken wordt ingevoerd, wordt automatisch de status naar 'klaar' aangepast.
Het gebruik van het menu 'Tasks & Mails / Markeer als klaar' past ook automatisch de datum van afwerken aan.
In de takenlijst verandert de kleur van de streefdatum als deze al voorbij is (rood) of in de komende zeven dag ligt (oranje).

Links

Links maken

Je kunt een link maken tussen taken en emails door de gewenste emails te selecteren, en daarna via menu 'Tasks & Mails / Link taken en berichten'. Het is mogelijk om een email te linken met een taak van een sub-folder.
Het is niet mogelijk om meerdere mails aan meerdere taken te linken (alleen één op N of N op één).
Een link maken met drag and drop: Je kunt met drag and drop een (of meerdere) email(s) op een taak slepen of een (of meerdere) taken op een email.

Het link icoon

In de takenlijst (en emails), geeft een icoon (, ,,, ) aan dat er minstens één link bestaat. Als het icoon rood is, betekent dat de taak is gelinkt aan de huidige email.
Wanneer je een taak (of email) selecteert, en het icoon van de gelinkte email (of taak) wordt rood, kun je deze sneller bekijken.
Als er geen icoon zichtbaar is, betekent dat dat er geen link bestaat met de taak of email. Wanneer het icoon grijs is, betekent dat de mail is gelinkt met een onzichtbare taak.

Links browsen

Vanuit een taak (of email) kunnen we langs alle gelinkte emails (en taken) browsen. Vanaf een geselecteerde taak (of email), gebruik menu 'Go / Ga naar volgende email/taak' of Shift-L om de gerelateerde emails (of taken) te laten zien.
Herhaal dit om naar de volgende email te gaan. Ctrl-dubbelklik op een gelinkte taak om de email te zien. Het aantal gelinkte objecten wordt aangegeven tussen haakjes in het context menu.
Wanneer de taak zich in een sub-folder bevindt, wordt de huidige folder aangepast indien nodig.

Link verbreken

Om links te verbreken: selecteer de taken en emails waarvan de link moet worden verbroken, en gebruik menu 'Tasks & Mails / Verbreek link'.

Alle gelinkte emails selecteren

Om alle gelinkte emails te selecteren: selecteer een taak en gebruik menu 'Edit / Select / Selecteer gelinkte taken of berichten'. Je kunt meer dan één taak tegelijk selecteren.
Op dezelfde wijze kun je ook alle taken selecteren die gelinkt zijn aan één of meerdere emails.

Diversen

Het verwijderen van een email veroorzaakt het verwijderen van alle gelinkte taken.

Filters

De takenlijst filteren: taken kunnen wel of niet zichtbaar zijn in de takenlijst, afhankelijk van hun status en/of folder. De takenlijst kan laten zien:

• de taken van de huidige folder
• de taken van de huidige folder en subfolders
• alleen de taken die aan de huidige email zijn gelinkt (de lijst wordt steeds aangepast afhankelijk van de geselecteerde email)
• de taken van alle folders

Het status filter vergelijkt de taken met de status(sen) die je wilt laten zien. Je kunt alle statussen of slechts één status laten zien.
De filter knop bevat de eerste geselecteerde status gevolgd door '...' wanneer er meerdere statussen zijn geselecteerd. Wanneer alle statussen zijn geselecteerd laat de knop 'All' zien.

Quick filter bar

Je kunt de email's filteren zodat:

• alleen emails met tenminst één link met een taak worden getoond
• alleen de emails die zijn gelinkt met de huidige taak worden getoond In deze modus (wanneer er geen taak is geslecteerd) worden alle berichten die een link hebben naar een taak getoond. De email lijst wordt ververst zodra een taak wordt geselecteerd.
• het mogelijk is te schakelen tussen het bekijken van losse emails of aan elkaar verbonden (threads) van emails.

De filter-instellingen blijven bewaard bij het wisselen tussen folders. Bij een herstart van Thunderbird wordt de sub-filtering gereset.

Taken en emails verplaatsen of verwijderen

Voor het verplaatsen van een taak naar een andere folder: gebruik menu 'Tasks & Mails / Verplaats naar ... ' of drag and drop de taak.
Bij het verplaatsen van een email waar een of meerdere taken aan zijn gelinkt, worden de taken ook verplaatst; De email blijft gelinkt aan de taken. Een email verwijderen veroorzaakt het verwijderen van de gelinkte taken. Als de taak in de Trash wordt geplaatst, zullen ook de gelinkte taken in de Trash terecht komen.
Bij het verplaatsen van een folder blijven de links tussen taken en emails bestaan.
Het verwijderen van een folder veroorzaakt cascade verwijderen de gelinkte taken.
Hernoemen van een folder heeft geen invloed op taken.

Risicos en problemen

Wanneer je probeert een email te verplaatsen die is gelinkt aan meerdere taken, die op zichzelf weer zijn gelinkt aan andere emails, zullen de links verloren gaan.
Een bericht waarschuwt de gebruiker hiervoor. De gebruiker kan dan besluiten de verplaatsing te annuleren.
Als hij dat niet doet, raakt ook de tweede email zijn taak kwijt omdat de taak is verplaatst door de eerste email te verplaatsen.
Het is onmogelijk een taak te verplaatsen die is gelinkt met meer dan een email. Een bericht met een waarschuwing zal worden getoond wanneer deze verplaatsing wordt gevraagd..

Voorkeuren

De lijst van statussen en de taak-rapportage kunnen wroden aangepast door de gebruiker via 'Opties'.
De volgorde van de statussen wordt aangepast.
NB: Bij het verwijderen van een status wordt niet gecontroleerd of die status in gebruik is !!!!!
Het is onmogelijk de status 'klaar' te verwijderen. 'Klaar' kan wel worden hernoemd, maar dient zijn betekenis te houden.

Taak rapportage

De taak rapportage genereert een email met alle taken die bij de gestelde filter-voorwaarden en actieve sorteer-methode geldig zijn.
De rapportage kan worden aangepast in de 'Opties'.
De template is gebaseerd op the aangegeven HTML bronwaarden waarin sleutelwoorden worden vervangen door waarden.
De template wordt samengesteld vanuit de volgende informatie:

• #TASK_TITLE#, #TASK_PRIO#, #TASK_STATE# en #TASK_DESC# worden vervangen door de informatie van een taak,
• #FOLDER_NAME# wordt vervangen door de naam van de folder van de taak.

De template bevat tags die de volgende objecten weergeven:

• #FOLDER# definiëert een folder. Een folder bestaat uit taken en subfolders. (begin en eind als in XHTML)
• #TASK# bepaalde folder. (begin en eind als in XHTML)
• #SUB_FOLDERS# zijn sub-folders.

Een voorbeeld met de taken in een boomstructuur:

Week Rapportage
    #FOLDER#
    <ul> 
    <li>#FOLDER_NAME#</ li> 
    <ul> 
    #TASK#<li>
      #TASK_TITLE#(<tt>#TASK_PRIO#</tt>)<b>#TASK_STATE#</b><i>
      #TASK_DESC# #TASK_PRIO#</i>
    </li>#TASK#
    #SUB_FOLDERS#
    </ul> 
    </ul> 
    #FOLDER#
    

Een ander voorbeeld van een template met alle taken op één niveau:

Week Rapportage
    <ul>
    #FOLDER#
    #TASK#<li>
      #TASK_TITLE#(<tt>#TASK_PRIO#</tt>)#TASK_STATE#
      #TASK_DESC#
    </li>#TASK#
    #SUB_FOLDERS#
    #FOLDER#
    </ul> 

Backup

De taken zijn opgeslagen in een sqlite database. Deze heeft database name 'tasks.sqlite' en is aanwezig op de computer in dedirectory 'thunderbird.user.home' (Windows, C: \ Documents and Settings \ xxx \ Application Data \ Thunderbird \ Profiles \ 1ruyypmm.default\).
Tijdens een extensie-upgrade, wanneer een database's upgrade moet worden uitgevoerd, wordt automatisch een backup uitgevoerd in de 'user.home' directory.
Een database backup kan worden utigevoerd met MozBackup versie 1.4.8.